そろそろ年末という事で、確定申告に向け準備しておきました。

確定申告で何から始めるのか?

っていったら、必要な書類を集めて、整理する事。

手間がかかるのが、証拠書類(証憑書類)を整理する作業。

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クラウド会計で、仕訳の手間は無くなっても、

日々の書類管理の手間は無くなりません。

 

ルールを決めて日頃からやっておけば、難も無いんだけど、

人間、そんなに上手くできてないんだよね。

来年も効率良くやる為に、頭の中も整理しておきます。

 

帳簿書類の保管方法は、人それぞれ。

自分が閲覧し難ければ、他人も意味不明なんじゃないかなという思いを胸に、

あくまで私の場合のルールなんで。くれぐれも参考までに。

個人事業主&小規模法人の帳簿管理方法。小売業でやっとります。

領収書・レシート類の保管方法。

私の場合、仕入れ関係の伝票が非常に多く、

レシート、領収書、インボイス・・・と、

書類のサイズもバラバラなので、まず最初に支出整理から始めてます。

現金・振込・クレジットカードと、支払方法でファイルを分けて管理してます。

現金支出&振込支出

経費の証拠書類と言えば、領収書&レシート。

私の場合、現金支出と振込支出は限られているので、

レシート&領収書&振込伝票は、日頃から専用ボックスで分けてます。

 

月毎にまとめて封筒に入れるとか、月別にホチキスで留めてとか、

様々な方法があるようですが・・・

レシートってサイズもバラバラだし、

ぐちゃぐちゃになるから、適当なのは嫌なんだよね。

 

私は、レシート類はコピー用紙に穴開けて、貼りまくってます。

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日付順になる様に貼り付け。基本は糊づけ。

厚みのあるレシートとかはホチキス留にしてます。

面倒だけど、私は枚数も少ないから。

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最初はノートでやってたんだけど、

抜き差ししやすい穴開けファイルの方が、後に追加&挿入も楽。

コピー用紙は大量にあるし、なにより安いからね。

 

とりあえず手元にあるのは・・・

主に乗車券や駐車券、タクシーなどの旅費交通費。

レストランや飲み屋で、交際費。

現金でしか決済できない荷造り運賃こと、ゆうパック料金。

勢いで買った書籍こと、新聞図書費・・・とかとか。

 

現金レシート類は、専用クリアバックに一カ月貯めて、

まとめて貼り付けて、仕方ないから手入力してます。

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現金払いは、ほとんど無いから楽勝。

 

領収書が無い支出が有るなら、忘れないうちに出金伝票。

自動販売機、切符、割り勘の交際費・・・無くした領収書。

現金でレシートが出ない場合は、即記載して保管してます。

 

支出の用途が具体的に分かれば、最悪メモでも良いらしいけど、

出金伝票なんて、100均で売ってるからね。

 

クレジットカード支出:領収書と紐づける作業。

クレジットカードで支払いにする事により、

利用明細が出し、クラウド会計で仕訳の手間も無い。

会計ソフトはMFクラウド確定申告。メリット・デメリットと注意点。

 

現金よりも断然ラク・・・なハズなんだけど、

クレジットカード明細も件数が多くなると大変。

紐づけないと何の支払いか意味不明となります。

 

クレジットカードの領収書やレシートは、月毎にカード利用明細と一緒に保管。

オンライン店舗での利用明細だけでなく、

リアル店舗でのクレジットカード払いレシートも、月毎に糊付けして保管してます。

 

クレジットカードの利用明細見ても、Amazonアマゾンアマゾーンだらけ。

何買ってんのか?全然、分からないから、

Amazon、楽天、Yahoo!あたりは、まとめて購入履歴を印字しています。

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最近のAmazonは納品書も同梱されてないからね。

 

あと頻繁にあるのが、クレジットカード利用明細が領収書として認められてるから、

領収書発行しねーからってやつ。

いやいや、内容分かんねーからって、

税務調査で突っ込まれるのは、こっちなんだけど。

明細発行すんの面倒だからって、地球環境保全の取組みとか、

自分を正当化するの辞めろよってやつ。

 

そういう場合も、購入履歴を印刷するか、

受注メールを印刷するかして、領収書の代用してます。

 

順番に並べて保管するだけでも、意味分からないから、

結局、クレジットカード明細1個1個に番号振って、

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領収書に1個1個番号を記載しています。

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クレジットカード決済した領収書は、

クレジットカード毎にファイルを分けて、1カ月単位で分けてファイリング。

現金よりも、クレカ領収書の方が断然多いから。

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12山の仕切り(インデックス)なら、12か月でピッタリ分けられて便利。

 

利用頻度が少ないクレジットカードの場合は、

他のカードとまとめて、一緒にファイリングで良いと思いますけど。

その辺は、利用明細の数で判断して下さい。

 

仕入れ伝票の保管方法。

小売業で一番厄介なのが、仕入れ伝票の保管方法。

同じく経費となる支出なのですが、消耗品じゃないし、

仕入伝票(インボイス)や、納品書は膨大な数に及ぶので、

専用の別ファイルに保存してます。

 

ブ厚めのファイルに、まとめてズっこん。

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ジャンル別にも分けたり、一カ月単位で区切ってファイリングしたりと、

色々と試行錯誤してますが・・・

まぁ、自分で分かりやすくなってれば良いんじゃね?

 

あくまで私の場合ですが、

仕入れ用のクレジットカード、銀行口座も区別して使うに至り、

明細もそれに合わせて、分けて保管しています。

 

仕入れは基本クレカか、Paypalか、電子送金なんで、

問題となるのが、関税の領収書。

現金で支払っている関税は、入力漏れしがち。

 

関税の領収書(現金払い)だけ、現金レシート類と一緒にファイリングしてる。

インボイスの番号や、日付、ジャンル(商品名等)を記入して、

仕入れファイルからも、容易に参照できる様に。

 

私は、せどり的な事もやっており、国内オンラインショップでの仕入も多く、

Amazonや楽天、バイマとかでも仕入するので、

クレジットカードの利用明細が仕入なのか?消耗品なのか?

適当にカード決済しまくると、ホントわけわからなくなります。

 

できるなら利用目的別にクレジットカードは分けた方が良い

特に仕入れは現金化にも抵触するので、

ビジネスカードを利用しないとマズイ事にもなります。

ビジネスカードは経費利用前提。個人クレカでは規約違反抵触の恐れ有り。

 

また、海外の場合、不正利用被害も有りますから。

仕訳や伝票管理だけでなく、

カードストップ、トラブル対応も考えておいた方が良い。

クレジットカード不正利用被害と返金。クレカ会社の対応と対策。

私は利用する国ごとに、利用するクレジットカードも分けてます。

 

給与明細、出張旅費精算書の保管方法。

従業員を雇っている場合は、給与支払明細もしっかり作って、

支払った金額が分かる賃金台帳等も保管しておきましょう。

まぁ、給与計算に必要な書類が無いと、そもそも支払ができないハズなので・・・ね。

労働者名簿や賃金台帳は、

税務調査っていうよりは、社会保険調査で必要となりますから。

 

また、出張旅費精算書が無いと、

出張費用も支払えませんので・・・併せてファイリングしておきましょう。

私は、給与関係は、まとめて別ファイルにて管理してます。

 

役員社宅を給与天引きしたりとか、

賃貸マンションの一室を借り上げ社宅とする。地代家賃を法人の経費へ。

出張旅費規程作って節税したりとか、

出張旅費規程の作成方法。旅費交通費を非課税所得へ。

法人なら、節税手段は増えますが、

証拠書類も揃えておかないと不味いよねっていう。

 

売上データの管理。

入金=売上になる場合は問題ないけど、

プラットフォーム販売していると、なかなかそうはいかない。

資金回収を代行して貰ってますからね。

 

アマゾン、バイマ、ヤフーショッピングストア・・・

入金額が、そのまま売上ではありません

入金の内訳が分かる明細を印刷しておく必要があります。

売上日にタイムラグあるし、

手数料(販売手数料、支払手数料)も多く取られてるから、

売掛帳を作る必要も有る。以下、私の場合の証拠書類。

 

アマゾンの売上

ペイメント画面印刷。

FBAとか販売数が多すぎるので、個々の売上はイチイチ追ってませんが、

年末や、増税前後は、決済期間がまたぐので、トランザクションも印刷。

発生主義なら、FBAでもいつ発送したのか?ってのは大事だと思うんだ。

 

Amazonは手数料関係も複雑なので、仕訳の判断が難しいのですが・・・

消費税も絡むところなので、税理士さんとご相談下さい。

 

バイマの売上

Buymaでは、入金リスト画面を印刷してます。から入金画面印刷。

締日ごとに、手数料内訳が表示されているので、入金IDをクリックして明細も印刷。

CSVでまとめてダウンロードできるようになったので、それでも良いかと。

Buymaの場合、到着通知されたら入金画面に表示されるので、売上計上日に注意。

 

ヤフーショッピングストアの売上

精算明細で、月別の明細が印刷できる。

更に受取金額と請求金額の詳細も表示できるので印刷。

ポイント利用分、決済手数料、ポイント原資、

アフィリエイト手数料、アフィリエイトパートナー報酬原資・・・

仕訳は各自でご判断下さい。

 

2014年7月以前は、ヤフーのシステムが異なっていたので非常にややこしい。

ヤフ-ケツサイ&ヤフービジネスサービスからの謎の振込。ヤフーショッピングの入金サイクルについて。

 

ヤフオクの売上

ヤフオクの売上は、別途エクセルにて管理してますので、

エクセルの管理表を印字しています。

 

売上日≒入金日が多いので、売掛帳は作らず、

基本的に預金口座の入金で仕訳してますけど。

「かんたん決済」も、売掛処理した方が正確だけど・・・無理。

まぁ、消費税率切替のタイミングと、年末だけ気を付ければ問題無いかと。

かんたん決済の入金はズレますが、

年末だけ気を付けて、集計すれば良いかと。

 

弊社では発生主義で計上してますので、

年度をまたぐ場合は、敢えて発送を遅らしたり。

・・・年末は早めにお休み頂いております。

 

ネットショップの売上

ネットショップの場合、各自導入している決済サービスにより、

売上データの集計方法は異なるかと。

私が愛用しているカラーミーショップの店舗でも、

Paypal決済、銀行振込、代引き、Amazon Pay・・・と複数導入しているので、

入金日=売上ってのも難しいかと。

 

売上、入金、発送日は、別途エクセルで管理しています。

ヤフオクと一緒。年末は気を付けてます。

アフィリエイト報酬の売上

アフィリエイト報酬なんかも、

確定から振込まで1~2か月のタイムラグがあるので、

ASP毎に報酬確定画面を印刷。ASP毎に売掛帳作ってます。

 

配送伝票類の保管方法。

売上管理で顧客管理もしているので、配送日とも紐づけられますので、

配送伝票まで見る事は無いとは思いますが・・・一応全部保管しています。

ここは面倒なんで、まとめて束ねてダンボールに突っ込んでるだけ。

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配送料金は郵便局後納が主なので、現金で払った領収書だけ、

現金レシートと一緒に保管してます。着払い伝票とかも現金と一緒。

 

後納払いの明細は、未払金なのでクレジットカード明細と一緒に保管してます。

配送毎に追わないので、月単位でまとめて仕訳しているだけだけど。

 

レターパックの追跡番号控えとかも、コピー用紙に貼り付けて保管してます。IMG_2110

事情により、モザイクまみれ。

 

小売業者にとって棚卸資産評価額は重要。

棚卸資産評価額次第で、利益が変わるので、

小売業者にとっては超重要な部分。

 

仕入原価って、仕入れ価格だけでなく、

仕入れに伴う費用も含めて計算しないとマズイので、

関税、国際送料、為替レートも含めて計算します。

 

海外から仕入れる際って、送料を浮かすために、超大量に仕入れるから、

具体的な1点あたりの配送コストを算出するのって面倒なんだけど、

なるべく頑張って算出してますよっていう証拠は必要だと思ってる。

 

超面倒なことを仕入の際にやっておくと、年末楽だし、

日々の利益も正確に把握できます。

輸入仕入れの売上原価を計算する。棚卸資産の評価方法と在庫管理ソフトの必要性。

 

年末に実地棚卸やってますよっていうのをアピールする為に、

実地棚卸データも残しておく。点数チェック表とかでも良いかと。

キッチリやってるつもりの私でも、棚卸差異は毎年出てますので、

在庫差異が出るのも、正常だと思ってます。ホント何処いったんだろ?ってやつ。

 

まぁ、その辺のルールも責任負えませんので、税理士さんと相談してください。

アンダーバリューとか、適当にやってるところも多いとも思いますけど。

 

金融機関の取引明細を出力。

クラウド会計で、金融機関の取引明細も自動入力できますが、

その証拠となる取引履歴の書類は、用意しておきましょう。

 

金融機関なら通帳。印字されてない期間が無い様に。

一般的な金融機関なら、1年分くらいまとめて記帳できますが、ゆうちょ銀行は注意。

未記入で放置が続くと、「お取引履歴(通帳末記帳分)のご案内」ってのが届いて、

通帳側に記載されなくなる

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どうやら、30行で合算されてしまうらしい。

物販の入金口座に使ってるなら、30行って結構一瞬。

ネットサービスで、ご確認頂けるって言っても100明細のみだからね。

・・・まぁ窓口に言えば、まとめて再印刷してくれますので。

 

通帳の無いネットバンクは、取引明細を全て印刷しておく。

ジャパンネット銀行、楽天銀行、住信SBI銀行・・・1年分まとめて印刷で終了。

個人事業主の事業用口座にオススメの銀行(ネットバンク)まとめ。

 

Paypal口座の取引明細っていろいろあるけど、

最終的に印刷して使ってるのが「月次販売レポート」ってやつ。

 

月始めの金額と、月末の金額、日ごとの入金と件数、決済手数料も表示されて分かり易い。

最初は「取引履歴のダウンロード」ってのを使ってたけど、

意味不明な情報多いし、PDF文字化けするし、私には使いこなせなかった。

 

実際、税務調査の時は、税務署側も予め預金データチェックしてくるらしいけど、

用意しておくに越した事はないと思われます。

 

クレジットカードの利用明細はWEB明細に注意。

クレジットカード明細も、クラウド会計の登場で印刷を忘れがち。

特にWEB明細を利用していると、利用明細は送られて来ない場合が多いです。

また、2か月~半年までしか遡って閲覧できないパターンも有り、印刷できない状態に陥る。

確定申告とクレジットカードの利用代金明細。個人情報開示請求書が必要!?

 

なるべく、クレカ明細は毎月送って貰う様にしています。

入力漏れも無くなるし、不正請求にも気づけます。

後からまとめて請求するのも、時間がかかり面倒ですから。

 

会計処理としては、クレジットカード毎に未払金帳を作って、

クラウド会計で半自動入力するだけです。

 

確定申告終了が終わりでは無い。保存期間は7年間。

確定申告が終わったら、会計ソフトで入力した帳簿データも全て出力しましょう。

総勘定元帳、仕訳帳、現預金出納帳、売掛帳、未払金帳・・・

 

パソコンに経理データ入ってるからって、出力しないのはダメだってよ。

パソコンに経理関連のデータ入れたままになってて、

マズイところまで、見られてしまわない様に。

必要そうなものは、事前に全て出力して印字しておきましょう。

 

コピー用紙は大量に必要だし、プリンターのインクも非純正品しか使わなりました。

プリンターのインク価格と印刷コスト。私が複数台を利用する理由。

それを収納するファイルも、大量に必要になるっていう。

 

確定申告終了で、会計業務も終わりではありませんので、

後日、税務調査が来る時に備え、

帳簿と証拠書類も、しっかりと保管しておきましょう。

原則7年間は保管しなければなりませんから。

 

帳簿書類ってホントかさばる。7年も保存してたら小さな部屋くらい埋まります。

全て電子化したいけど、手続きも処理も面倒くさい。

毎年、売上も変わるし、仕入れる量も変わるし、伝票の量も変わるので・・・

ファイルだけじゃなく、収納する棚も考える必要がある。

とりあえず、カラーボックスに収納しております。

小規模ネットショップ事業主が自宅で在庫管理する。主にアパレル商品の収納と保管方法。

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証拠だから、保存しとくべきなんだろうけど、

仕入れ伝票って、ホント何とかならないかな。

 

ファイリングしきれない書類も多くあるし、

皆どうしてんだろ。これ?っていう疑問。

っていうか、そちらで保存してくれない?

 

売上が増えれば、作業の量も増える。

顧客対応、在庫管理、発送業務に会計業務・・・伝票管理もその一つだね。

 

面倒な経理作業、記帳くらいは会計ソフトに自動でやってもらいましょう。

クラウド会計の登場で仕訳の手間も無くなってますから。

会計ソフトはMFクラウド確定申告。メリット・デメリットと注意点。