確定申告終了!!

・・・で、会計業務は終わりではありません。

 

後日、税務調査が来る時に備え、

帳簿と証拠書類(取引明細、売上明細、領収書・・・等)は、

しっかりと管理しておきましょう。

 

会計ソフトで作成した帳簿書類でも、

原則的に紙に印刷して、保存しておかなければイケません。

※申請すれば電子データでの保存も可能

 

また、帳簿書類には7~10年間の保管義務があります。

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自分で閲覧し易ければ、税務職員も見やすい。

会計業務の効率化、翌年度確定申告の為にも、関連書類は整理して置いた方が良い。

 

帳簿書類の保管方法は、人それぞれ。

あくまで私の場合のルールなんで。くれぐれも参考までに。

弱小個人事業主の帳簿管理方法です。

 

領収書の整理と現金払いレシートの管理方法。現金出納帳ファイル。

経費の証拠書類と言えば、領収書&レシート。

月毎にまとめて封筒に入れるとか、月別にホチキスで留めてとか、

様々な方法があるようですが・・・

 

私は、レシート類はコピー用紙に穴開けて、貼りまくってます。

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日付順になる様に貼り付け。

基本は糊づけ。

厚みのあるレシートとかはホチキス留にしてます。

 

最初はノートでやってたんだけど、

抜き差ししやすい穴開けファイルの方が、後に追加&挿入も楽。

コピー用紙も安いからね。

 

貼り付ける領収書は、主に現金レシートと、リアル店舗でのクレカ払い。

とりあえず手元にあるのは・・・

主に乗車券や駐車券、タクシーなどの旅費交通費。

レストランや飲み屋で、交際費。

現金でしか決済できない荷造り運賃こと、オークションゆうパック。

勢いで買った書籍こと、新聞図書費。

・・・とかとか。

専用クリアバックに一カ月貯めて、まとめて貼り付け→会計ソフトへ入力してます。

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現金払いは、ほとんど無いから楽勝。

出金伝票も常備しているので、現金でレシートが出ない場合は、即記載して即保管してます。

 

クレジットカードで支払った分の領収書は、

現金払いとは別にして、クレカ明細と一緒に保管するようにしてる。

クレカ払いは、クレカ明細から自動記帳しているからね。

会計ソフトはMFクラウド確定申告。メリット・デメリットと注意点。

 

よく、クレカ明細が領収書代わりになるって言うけど、

明細を見て分からない決済は、突っ込まれる可能性が高いです。

納品書 or 領収書 or メール等、内容が分かるものを併せて保管しておきましょう。

 

私の場合、消耗品とか仕入れとか、内容が分かりづらい決済は、

納品書に番号振って、クレカ明細の項目毎にも連動して番号振ってます。

クレジットカード決済した領収書は、1カ月単位で分けてファイリング。

現金よりも、クレカ領収書の方が断然多いから。

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12山の仕切り(インデックス)なら、12か月でピッタリ分けられて便利。


マルマン ラミネートタブインデックス LT4212F A4 2穴 12山 5組

 

ちなみに、

レターパックの追跡番号控えとかも、コピー用紙に貼り付けが良いと思う。IMG_2110

事情により、モザイクまみれ。

 

通帳、ネットバンク、Paypalは入出金明細を印字&印刷。預金出納帳ファイル。

クラウド会計で、金融機関の取引明細も自動入力できますが、

その証拠となる取引履歴の書類は、用意しておきましょう。

 

金融機関なら通帳。印字されてない期間が無い様に。

一般的な金融機関なら、1年分くらいまとめて記帳できますが、ゆうちょ銀行は注意。

未記入で放置が続くと、「お取引履歴(通帳末記帳分)のご案内」ってのが届いて、

通帳側に記載されなくなる

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どうやら、30行で合算されてしまうらしい。

Q.インターネット上でショップを経営している。総合口座の通帳未記入分が30行に達しても、合算せずにその明細を確認できるようにして欲しい。

A.平成21年5月7日から、合算されてしまった明細についてもインターネットサービス及びモバイルサービスでご確認いただけるように改善いたしました。 詳しくは下記ページをご覧ください。

※参考→お客さまの声|ゆうちょダイレクト

物販の入金口座に使ってるなら、30行って結構一瞬。

ネットサービスで、ご確認頂けるって言っても100明細のみだからね。

Q.総合口座の通帳未記入分だけでなく、通帳記入後も少なくとも数ヶ月分は取扱明細をインターネットでも確認できるようにして欲しい。

A.総合口座の取扱明細につきましては、インターネットサービス及びモバイルサービスで平成21年5月7日から、通帳への記入とは関係なくご確認いただけるように改善いたしました。 前月1日から照会時点の明細が最大100明細ご覧になれます。
※ゆうちょダイレクトのお申込み日(登録完了後に郵送するインターネット利用者カードの台紙の日付の前日) 以前のお取扱いはご覧になれません。
※他金融機関からの振込は、翌営業日扱いとなった場合など、お受取人さまの口座には即時に反映されない場合があります。
※振替口座において、通常払込みの明細はご覧いただけません。

・・・まぁ窓口に言えば、まとめて再印刷してくれますので。

1年分くらいは無料でやってくれた気がする。

 

通帳の無いネットバンクは、取引明細を全て印刷しておく。

ジャパンネット銀行、楽天銀行、住信SBI銀行・・・1年分まとめて印刷で終了。

個人事業主の事業用口座にオススメの銀行(ネットバンク)まとめ。

 

Paypal口座の取引明細っていろいろあるけど、

最終的に印刷して使ってるのが「月次販売レポート」ってやつ。

「マイアカウント→取引履歴→レポートツール」に有ります。

月始めの金額と、月末の金額、日ごとの入金と件数、決済手数料も表示されて分かり易い。

最初は「取引履歴のダウンロード」ってのを使ってたけど、

意味不明な情報多いし、PDF文字化けするし、私には使いこなせなかった。

 

クレジットカードの利用明細はWEB明細に注意。未払金ファイル。

クレジットカード明細も、クラウド会計の登場で印刷を忘れがち。

特にWEB明細を利用していると、利用明細は送られて来ない場合が多いです。

また、2か月~半年までしか遡って閲覧できないパターンも有り、印刷できない状態に陥る。

確定申告とクレジットカードの利用代金明細。個人情報開示請求書が必要!?

 

なるべく、クレカ明細は毎月送って貰う様にしています。

後からまとめて請求するのも、時間がかかり、面倒ですから。

 

会計処理としては、

クレジットカード毎に未払金帳を作って、クラウド会計で半自動入力するだけ。

配送会社の後納も、同じく未払い金処理しているので、

後納の明細もクレカ明細と同じ流れでファイリング保存してる。

 

印刷しておくべき売上明細。売掛金ファイル。

入金=売上になる場合は問題ないけど、

プラットフォーム販売していると、なかなかそうはいかない。

資金回収を代行して貰ってますからね。

 

アマゾン、バイマ、ヤフーショッピングストア・・・

入金額が、そのまま売上ではありません

入金の内訳が分かる明細を印刷しておく必要があります。

売上日にタイムラグあるし、手数料(販売手数料、支払手数料)も多く取られてるから。

以下、私の場合の証拠書類。

 

アマゾン

ペイメント画面印刷。

年末や、増税前後は、決済期間がまたぐので、トランザクションも印刷。

 

バイマ

入金画面印刷。

締日ごとに、手数料内訳が表示されているので、入金IDをクリックして明細も印刷。

到着通知されたら入金画面に表示されるので、売上計上日に注意。

 

ヤフーショッピングストア

精算明細で、月別の明細が印刷できる。

更に受取金額と請求金額の詳細も表示できるので印刷。

ポイント利用分、決済手数料、ポイント原資、

アフィリエイト手数料、アフィリエイトパートナー報酬原資・・・

仕訳は各自でご判断下さい。

2014年7月以前は、ヤフーのシステムが異なっていたので非常にややこしい。

ヤフ-ケツサイ&ヤフービジネスサービスからの謎の振込。ヤフーショッピングの入金サイクルについて。

 

アフィリエイト報酬なんかも、

確定から振込まで1~2か月のタイムラグがあるので、ASP毎に報酬確定画面を印刷。

 

ヤフオクの「かんたん決済」なんかも、売掛処理した方が正確だけど・・・無理。

まぁ、消費税率切替のタイミングと、年末だけ気を付ければ問題無いかと。

 

仕入れの納品書、インボイス。またそれに付随する関税。

仕入伝票(インボイス)や、納品書は膨大な数に及ぶので、

専用の別ファイルに保存してます。


キングジム キングファイル スーパードッチ 脱・着 イージー A4S 2470A 青

 

ブ厚めのファイルに、まとめてズっこん。

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ジャンル別にも分けたり、一カ月単位で区切ってファイリングしたり・・・。

まぁ、分かれば良いんじゃね?

 

仕入れは基本クレカか、Paypalか、電子送金なんで、

問題となるのが、関税の領収書。

現金で支払っている関税は、入力漏れしがち。

私は関税の領収書だけ、現金レシート類と一緒にファイリングしてる。

インボイスの番号や、日付、ジャンル(商品名等)を記入して、

仕入れファイルからも、現金出納帳ファイルからも容易に参照できる様に。

 

帳簿書類の保存まとめ。スペースがいくらあっても足らないよね。

あとは、会計ソフトで入力した帳簿データも全て出力しましょう。

総勘定元帳、仕訳帳、現預金出納帳、売掛帳、未払金帳・・・

 

コピー用紙は大量に必要だし、


ホワイトコピー用紙 A4 500枚x5冊/箱 高白色

 

プリンターのインクは、非純正品しか使わなくなった俺。

プリンターのインク価格と印刷コスト。私が複数台を利用する理由。

 

 

それを収納するファイルも、大量に必要になるよね。


【3】【キングジム】キングファイル A4縦型 片開き5cm幅 975GX 10冊パック 【楽ギフ_包装】 【10P08Feb15】

 

経理処理の方法にもより、ファイリング方法も異なると思うので、

まぁ、参考にならなくてもゴメンなさいだし、責任も負えない。

むしろ効率の良いやり方があれば、教えて頂きたい。

 

パソコンに経理データ入ってるからって、出力しないのはダメだってよ。

パソコンに経理関連のデータ入れたままになってて、

マズイところまで、見られてしまわない様に。

必要そうなものは、事前に全て出力しておきましょう。

 

帳簿書類ってホントかさばる。

7年も保存してたら、小さな部屋くらい埋まるんじゃね?

全て電子化したいけど、手続きも処理も面倒くさい。

毎年、売上も変わるし、仕入れる量も変わるし、伝票の量も変わるので・・・

ファイルだけじゃなく、収納する棚も考える必要がある。

とりあえず、カラーボックスに収納しております。

小規模ネットショップ事業主が自宅で在庫管理する。主にアパレル商品の収納と保管方法。

 

証拠だから、保存しとくべきなんだろうけど、

仕入れ伝票って、ホント何とかならないかな。

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ファイリングしきれない書類も多くあるし、

皆どうしてんだろ。これ?っていう疑問。

書類をFBAにブっ込みたい気分。

Evernoteで必要な書類だけ税務職員と共有できない?

っていうか、そちらで保存してくれない?

 

売上が増えれば、作業の量も増える。

顧客対応、在庫管理、発送業務に会計業務・・・

伝票管理もその一つだね。

 

記帳くらいは、会計ソフトに自動でやってもらいましょう。

会計ソフトはMFクラウド確定申告。メリット・デメリットと注意点。 

会計ソフトはクラウドの時代。

帳簿のクラウド保存・・・早く来ないかぁ~。