WordとExcelよりも、Googleドキュメントとスプレッドシートを使うようになった理由。

Windowsパソコンを利用する理由の一つに、Officeってのがあったんですが、

いつの間にか、Officeって超不便じゃね?って感じるようになりました。

パソコン=Windowsっていう時代でも無いし、Officeの互換性は低い。

何よりも高ぇ・・・。

 

ノートパソコンは使わなくなるし、外ではもっぱらiPad。

WEBページにiPadから直接書き込みをする方法。共同作業ならPDF化が便利。

スマホはiPhoneだし、Apple端末iOSでOfficeはイマイチだし。

かといってNumbersは、Windows PCで使えない。

 

というわけで、

Googleスプレッドシートを使い始めたんですが・・・

これは想像以上に便利でした。

文書作成ならWord、表計算ならExcelっていうステレオタイプ。

ビジネス=Office必須でも無いと思うから。

 

Microsoft:Word ≒ Apple:Pages ≒ Google Document

Microsoft:Excel ≒ Apple:Numbers ≒ Google Spredsheet

 

Googleドキュメント、Googleスプレッドシートをメインで使っていきます。

複数人で作業しているなら、尚更使うべきです。

 

Googleドキュメント&Googleスプレッドシートのメリット、デメリット。

私はワード、エクセルのヘビーユーザーではありません。

ワードは、簡単な書類作成にしか使っておりませんし、

エクセルは、関数を管理表でバリバリ使うくらいです。

そんな私が感じた、Googleアプリを使うメリット・デメリット。

 

Googleドキュメント、スプレッドシートのメリット

  • できる事はWord、Excelと大して変わらない
  • 必要なのはGoogleアカウントのみ
  • ワード・エクセル並なのに無料で使える。
  • 共有だけでなく同時作業もできる
  • Googleアカウントだけでシェアできる
  • インストール不要。ブラウザ上で快適動作。
  • リアルタイムクラウド保存
  • オフライン編集も可能となった。
  • GoogleドライブはOCR対応。ファイル内もキーワード検索できる

 

Googleドキュメント、スプレッドシートのデメリット

  • ワード、エクセルのできる事が、全てできるわけでは無い
  • ショートカットキーとかも異なる。
  • Officeに慣れまくってると、あぁ使えない・・・ってなる。
  • エクセルという文化が根付いている。

 

ソフトが違うんで、細かい違いは仕方ない。

オートフィル、テーブル、ショートカットキー・・・

スプレッドシートにできて、エクセルにできない事だって多々あります。

私には調整可能な範囲でしたけど。

 

必要なのはGoogleアカウントのみ。気軽に使えて完全無料。

Googleドキュメントも、Googleスプレッドシートも、

Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で使えます。

ワードとエクセル並の作業ができて完全無料です。

 

AppleのPagesとNumbersも、Mac Appで各2400円

Microsoft Officeは、いつの間にかクラウドサービス前提となり、

「Office365 Solo」は、月額1274円・・・って超高くね?

法人向けの「Office 365 Business Essentials」は、月額540円だけど、

だったら、Google Apps契約できちゃう。

とりあえず無料。これ重要。

 

リアルタイムで共同作業が可能。Googleアカウントでシェアも容易。

Googleドキュメント、Googleスプレッドシートの一番のメリットは、

共同作業できるという事。

文書や管理表を、複数人で同時に編集できてしまいます。

管理する人間が増えれば増える程、同時編集は便利です。

KS001270

 

同時編集出来るという事は、クラウド上にリアルタイム保存されるという事。

入力途中で、データがブッ飛ぶ心配もありません。

Googleドライブの容量内なら、クラウド保存しまくれます。

Dropbox、Googleドライブ、SkyDrive、Yahoo!ボックス。無料のクラウドサービスを使い分ける。

所詮ドキュメントファイルなんで、喰う容量も微々たるもん。

 

しかも、Googleアカウントだけで使えるので、シェアするのも非常に簡単

エクセルデータをローカル保存して、メールに添付して送って、

エクセルで開いてもらう手間・・・ありません。

 

Googleスプレッドシートなら、ボタン一つでシェアです。

Googleアカウントは無料だし、持って無い人も居ないんで、

お互い導入の手間も無いし、コストもかからないし、インストールすらも不要

導入させる側としても嬉しい限り。

誰にでも簡単に共有できて、誰とでも簡単に共同作業ができる。

これだけで、多少の不便は目をつむる。

 

Googleスプレッドシートとエクセルの比較と違い。管理表は管理出来れば良い。

GoogleドキュメントとWordに至っては、そこまで大差ないし、

完全にGoogleドキュメントで良い・・・と感じている。

Wordで複雑な事やるなら、Excelを使いたがるタイプだし。

 

じゃあ、ExcelとGoogleスプレッドシートって何が違うん?

できる事違うんでしょ?って話。

使い続けた結果、私にはエクセルより便利になりました。

 

スプレッドシートだって、表計算できるし、関数も使えます。

Google スプレッドシートの関数リスト – ドキュメント エディタ ヘルプ

 

エクセルで管理表を作る上で必要だった機能は一通りある。

そもそも管理表って複数人で管理できてナンボなんで、

Googleのシェアなり、同時作業っていうのに勝るモノは無い。

住めば都。今では同時作業できない方が困ります。

 

エクセル文化が浸透しすぎているんで、

エクセル慣れしている人が多いってのもデメリット。

エクセル前提で話も進みがち。

確かにエクセルだったら・・・っていう機能に遭遇した時に戸惑うけど、

解決方法や、やり方は色々有る。

エクセルだって、自分なりにカスタマイズしてこそナンボですから。

 

Googleスプレッドシートは、共同作業できるっていう点で、

エクセルより、断然秀でている。

更にGoogle Driveは、EvernoteみたいにOCR対応なんで、

Google Drive検索で、ファイル内の文字も認識してくれます。

Google ドライブの光学式文字認識について – ドライブ ヘルプ

埋もれがちなドキュメントも容易に探し出せるってワケ。

 

私が使っている限り、成り立たないレベルの違いも無いので、

自分がGoogle側に合わせれば良いだけ。必要なのは変化を受け入れるキ・モ・チ☆

 

Googleドキュメントの利用例。週次ミーティングで議事録的な使い方。

最近では法人化に伴い、株主名簿、出張旅費規定、就業規則、株主総会議事録・・・とかとか、

様々な書類をGoogleドキュメントで作ってます。

 

文書作成ソフトとして使うってのは、当たりまえ。

せっかくなんで、同時編集しましょう。

 

ドキュメント同時編集は、ミーティング時に非常に役に立ちます。

毎週、従業員ミーティングを開くのですが、Googleドキュメントは必須です。

 

ミーティング用にドキュメントを作成しておけば、

詰めるポイントは明確になる。

お互い書き込んで、お互い把握しておけるし、

印刷して配る必要もない。

話をしながら良い案が浮かんだら、各自追記もできる。

文字を書くよりも、キーボードで打つ方が早いし、

出来上がる議事録も同じなので、お互いの認識のズレも少なくなる

決定事項もクラウドアクセスで、いつでも確認できますからね。

 

決定事項に対して作る進捗票なんかも、

同じタイミングで、Googleスプレッドシートで作成です。

各自で進捗票に入力してもらって、無理ありそうなら指摘して即修正です。

入力ミスなんかも、リアルタイムで指摘できますからね。

 

LINEやらスカイプやら併用すれば、ミーティングの場所すらも不要。

色々とエコだよね。

 

私のGoogleスプレッドシート利用例。管理表を共同で作成、管理しまくる。

上記の仕事進捗票もそうですが、

在庫管理、販売管理、売上管理、顧客管理・・・・

管理表こそ、Googleスプレッドシートが便利です。

 

以前は、Dropbox上にエクセル管理表を置いて、

シェアして使ってましたが・・・

仕入れ原価は納品前に計算する。棚卸資産の評価方法と在庫管理ソフトの必要性。

複数人で同時に開いて、お互いに保存すると意味ワカラナイ事になります。

Dropbox上でも重複エラーは発生するし、

これが在庫管理表や、顧客管理表になると結構深刻。

入力する頻度は頻繁なのに、同時にアクセスはできませんからね。

 

利用頻度の高いものほど、スプレッドシードのリアルタイム共有が便利です

売れた商品の在庫は、リアルタイム反映されないと困るし、

出荷状況もリアルタイム共有できれば、重複出荷や出荷漏れも無くなる。

 

商品リサーチする場合なんかも、

スプレッドシートがあれば、同ジャンルで被ってリサーチする事も無くなるし、

リサーチ方向性が間違っていれば、即指摘→修正もできる。

 

エクセルレベルの管理表を、共同作業できる事により、

出来る仕事の幅は数倍広がる。

導入の敷居も低いし、エクセルファイルのインポートも可能

ドラッグでアップロード、即スプレッドシートへ変換してくれます。

KS001290

Googleアカウントも持っているなら、

とりあえず使って見る事をお勧めします。

 

ちなみに、パワーポイントみたいな、Googleスライドも無料で使えます。

当たり前に共同編集可能・・・私はパワポ使わないけど。

 

P.S.

エクセルを全く使っていないわけでは有りません。

エクセルっていう文化が根付いているので、

相手に合わせてエクセルファイルを使う事は仕方なく有る。

また、データ数が多くなると処理が重くなりがちなので、

数千行のデータを一つのファイルで編集したい時は、エクセルで作業してます。

在庫管理や顧客リスト・・・データが増えがちです。

 

商品登録とか、CSVアップロードを使う時もエクセルだな。

CSV形式ファイルで一括商品登録。大量出品&多店舗展開には必須のスキル。

エクセル使うならExcel 2013

ワードは要らないし、月額課金のOffice 365は高いよね。

 

敢えてスプレッドシートにこだわるなら、大容量データは軽くする工夫が必要かも。

月毎に分けたり、ジャンル毎に分けたりしてね。

 

エクセルの管理表や、Googleスプレッドシートの管理表ってのは、

自分なりに改良に改良を加え、カスタマイズしているので、

企業秘密に近いし、かなり価値有ると思ってる。

如何に不要な項目を省いて、効率良く作るか・・・結構難しいよね。

皆どんな管理表で、管理しているんだろ?

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