WordとExcelよりも、Googleドキュメントとスプレッドシートを使うようになった理由。

Windowsパソコンを利用する理由の一つに、Officeってのがあったんですが、

いつの間にか、Officeって超不便じゃね?って感じるようになりました。

パソコン=Windowsっていう時代でも無いし、Officeの互換性は低い。

何よりも高ぇ・・・。

 

ノートパソコンは使わなくなるし、外ではもっぱらiPad。

WEBページにiPadから直接書き込みをする方法。共同作業ならPDF化が便利。

スマホはiPhoneだし、Apple端末iOSでOfficeはイマイチだし。

かといってNumbersは、Windows PCで使えない。

 

というわけで、

Googleスプレッドシートを使い始めたんですが・・・

これは想像以上に便利でした。

文書作成ならWord、表計算ならExcelっていうステレオタイプ。

ビジネス=Office必須でも無いと思うから。

 

Microsoft:Word ≒ Apple:Pages ≒ Google Document

Microsoft:Excel ≒ Apple:Numbers ≒ Google Spredsheet

 

Googleドキュメント、Googleスプレッドシートをメインで使っていきます。

複数人で作業しているなら、尚更使うべきです。

 

Googleドキュメント&Googleスプレッドシートのメリット、デメリット。

私はワード、エクセルのヘビーユーザーではありません。

ワードは、簡単な書類作成にしか使っておりませんし、

エクセルは、関数を管理表でバリバリ使うくらいです。

そんな私が感じた、Googleアプリを使うメリット・デメリット。

 

Googleドキュメント、スプレッドシートのメリット

  • できる事はWord、Excelと大して変わらない
  • 必要なのはGoogleアカウントのみ
  • ワード・エクセル並なのに無料で使える。
  • 共有だけでなく同時作業もできる
  • Googleアカウントだけでシェアできる
  • インストール不要。ブラウザ上で快適動作。
  • リアルタイムクラウド保存
  • オフライン編集も可能となった。
  • GoogleドライブはOCR対応。ファイル内もキーワード検索できる

 

Googleドキュメント、スプレッドシートのデメリット

  • ワード、エクセルのできる事が、全てできるわけでは無い
  • ショートカットキーとかも異なる。
  • Officeに慣れまくってると、あぁ使えない・・・ってなる。
  • エクセルという文化が根付いている。

 

ソフトが違うんで、細かい違いは仕方ない。

オートフィル、テーブル、ショートカットキー・・・

スプレッドシートにできて、エクセルにできない事だって多々あります。

私には調整可能な範囲でしたけど。

 

必要なのはGoogleアカウントのみ。気軽に使えて完全無料。

Googleドキュメントも、Googleスプレッドシートも、

Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で使えます。

ワードとエクセル並の作業ができて完全無料です。

 

AppleのPagesとNumbersも、Mac Appで各2400円

Microsoft Officeは、いつの間にかクラウドサービス前提となり、

「Office365 Solo」は、月額1274円・・・って超高くね?

法人向けの「Office 365 Business Essentials」は、月額540円だけど、

だったら、Google Apps契約できちゃう。

とりあえず無料。これ重要。

 

リアルタイムで共同作業が可能。Googleアカウントでシェアも容易。

Googleドキュメント、Googleスプレッドシートの一番のメリットは、

共同作業できるという事。

文書や管理表を、複数人で同時に編集できてしまいます。

管理する人間が増えれば増える程、同時編集は便利です。

KS001270

 

同時編集出来るという事は、クラウド上にリアルタイム保存されるという事。

入力途中で、データがブッ飛ぶ心配もありません。

Googleドライブの容量内なら、クラウド保存しまくれます。

無料クラウドストレージの特徴と違い。個人と仕事の使い分けを考える。

所詮ドキュメントファイルなんで、喰う容量も微々たるもん。

 

しかも、Googleアカウントだけで使えるので、シェアするのも非常に簡単

エクセルデータをローカル保存して、メールに添付して送って、

エクセルで開いてもらう手間・・・ありません。

 

Googleスプレッドシートなら、ボタン一つでシェアです。

Googleアカウントは無料だし、持って無い人も居ないんで、

お互い導入の手間も無いし、コストもかからないし、インストールすらも不要

導入させる側としても嬉しい限り。

誰にでも簡単に共有できて、誰とでも簡単に共同作業ができる。

これだけで、多少の不便は目をつむる。

 

Googleスプレッドシートとエクセルの比較と違い。管理表は管理出来れば良い。

GoogleドキュメントとWordに至っては、そこまで大差ないし、

完全にGoogleドキュメントで良い・・・と感じている。

Wordで複雑な事やるなら、Excelを使いたがるタイプだし。

 

じゃあ、ExcelとGoogleスプレッドシートって何が違うん?

できる事違うんでしょ?って話。

使い続けた結果、私にはエクセルより便利になりました。

 

スプレッドシートだって、表計算できるし、関数も使えます。

Google スプレッドシートの関数リスト – ドキュメント エディタ ヘルプ

 

エクセルで管理表を作る上で必要だった機能は一通りある。

そもそも管理表って複数人で管理できてナンボなんで、

Googleのシェアなり、同時作業っていうのに勝るモノは無い。

住めば都。今では同時作業できない方が困ります。

 

エクセル文化が浸透しすぎているんで、

エクセル慣れしている人が多いってのもデメリット。

エクセル前提で話も進みがち。

確かにエクセルだったら・・・っていう機能に遭遇した時に戸惑うけど、

解決方法や、やり方は色々有る。

エクセルだって、自分なりにカスタマイズしてこそナンボですから。

 

Googleスプレッドシートは、共同作業できるっていう点で、

エクセルより、断然秀でている。

更にGoogle Driveは、EvernoteみたいにOCR対応なんで、

Google Drive検索で、ファイル内の文字も認識してくれます。

Google ドライブの光学式文字認識について – ドライブ ヘルプ

埋もれがちなドキュメントも容易に探し出せるってワケ。

 

私が使っている限り、成り立たないレベルの違いも無いので、

自分がGoogle側に合わせれば良いだけ。必要なのは変化を受け入れるキ・モ・チ☆

 

Googleドキュメントの利用例。週次ミーティングで議事録的な使い方。

最近では法人化に伴い、株主名簿、出張旅費規定、就業規則、株主総会議事録・・・とかとか、

様々な書類をGoogleドキュメントで作ってます。

 

文書作成ソフトとして使うってのは、当たりまえ。

せっかくなんで、同時編集しましょう。

 

ドキュメント同時編集は、ミーティング時に非常に役に立ちます。

毎週、従業員ミーティングを開くのですが、Googleドキュメントは必須です。

 

ミーティング用にドキュメントを作成しておけば、

詰めるポイントは明確になる。

お互い書き込んで、お互い把握しておけるし、

印刷して配る必要もない。

話をしながら良い案が浮かんだら、各自追記もできる。

文字を書くよりも、キーボードで打つ方が早いし、

出来上がる議事録も同じなので、お互いの認識のズレも少なくなる

決定事項もクラウドアクセスで、いつでも確認できますからね。

 

決定事項に対して作る進捗票なんかも、

同じタイミングで、Googleスプレッドシートで作成です。

各自で進捗票に入力してもらって、無理ありそうなら指摘して即修正です。

入力ミスなんかも、リアルタイムで指摘できますからね。

 

LINEやらスカイプやら併用すれば、ミーティングの場所すらも不要。

色々とエコだよね。

 

私のGoogleスプレッドシート利用例。管理表を共同で作成、管理しまくる。

上記の仕事進捗票もそうですが、

在庫管理、販売管理、売上管理、顧客管理・・・・

管理表こそ、Googleスプレッドシートが便利です。

 

以前は、Dropbox上にエクセル管理表を置いて、

シェアして使ってましたが・・・

仕入れ原価は納品前に計算する。棚卸資産の評価方法と在庫管理ソフトの必要性。

複数人で同時に開いて、お互いに保存すると意味ワカラナイ事になります。

Dropbox上でも重複エラーは発生するし、

これが在庫管理表や、顧客管理表になると結構深刻。

入力する頻度は頻繁なのに、同時にアクセスはできませんからね。

 

利用頻度の高いものほど、スプレッドシードのリアルタイム共有が便利です

売れた商品の在庫は、リアルタイム反映されないと困るし、

出荷状況もリアルタイム共有できれば、重複出荷や出荷漏れも無くなる。

 

商品リサーチする場合なんかも、

スプレッドシートがあれば、同ジャンルで被ってリサーチする事も無くなるし、

リサーチ方向性が間違っていれば、即指摘→修正もできる。

 

エクセルレベルの管理表を、共同作業できる事により、

出来る仕事の幅は数倍広がる。

導入の敷居も低いし、エクセルファイルのインポートも可能

ドラッグでアップロード、即スプレッドシートへ変換してくれます。

KS001290

Googleアカウントも持っているなら、

とりあえず使って見る事をお勧めします。

 

ちなみに、パワーポイントみたいな、Googleスライドも無料で使えます。

当たり前に共同編集可能・・・私はパワポ使わないけど。

 

P.S.

エクセルを全く使っていないわけでは有りません。

エクセルっていう文化が根付いているので、

相手に合わせてエクセルファイルを使う事は仕方なく有る。

また、データ数が多くなると処理が重くなりがちなので、

数千行のデータを一つのファイルで編集したい時は、エクセルで作業してます。

在庫管理や顧客リスト・・・データが増えがちです。

 

商品登録とか、CSVアップロードを使う時もエクセルだな。

CSV形式ファイルで一括商品登録。大量出品&多店舗展開には必須のスキル。

エクセル使うならExcel 2013

ワードは要らないし、月額課金のOffice 365は高いよね。

 

敢えてスプレッドシートにこだわるなら、大容量データは軽くする工夫が必要かも。

月毎に分けたり、ジャンル毎に分けたりしてね。

 

エクセルの管理表や、Googleスプレッドシートの管理表ってのは、

自分なりに改良に改良を加え、カスタマイズしているので、

企業秘密に近いし、かなり価値有ると思ってる。

如何に不要な項目を省いて、効率良く作るか・・・結構難しいよね。

皆どんな管理表で、管理しているんだろ?

4 COMMENTS

Achilles

コメント欄に書くのはお門違いかと思いますが、あまりにも関心が沸いたので質問させていただきます。私は現在学生なのですが、学生向けのサイトを作ろうとしています。そんな中、たまたまあなたのサイトを拝見しました。ここのサイトのレイアウトがとても美しく思えたのですが、私でもこのようなサイトは作れるのでしょうか?HTMLとCSSは、大体頭に入っています。

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KJ新谷

私はHTMLもCSSもわかりませんが、
ワードプレスの使い方さえ覚えてしまえば、簡単に作れます。
テンプレートもたくさん有るのでデザインも選び放題です。

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templecoin

無料といっても、ドメイン取得(購入)で、600円/月 かかるんですよね? 本年4月1日より値上げのようですけど。

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